Kaum etwas ist für ein Unternehmen wichtiger als eine sicher gestellte Erreichbarkeit auf telefonischem Wege. Unabhängig davon, ob es um Bestellungen, Aufträge oder Beschwerden geht: in jedem Fall macht es für einen Anrufer keinen guten Eindruck, zu Hauptgeschäftszeiten niemanden oder lediglich einen Anrufbeantworter zu erreichen. Hier bietet ein externer Telefonservice interessante Lösungsmöglichkeiten.

Der Büroalltag hat sich nachhaltig verändert

In Zeiten moderner Möglichkeiten der Büro-Organisation nimmt der Bedarf an Assistenzkräften stetig weiter ab. Selbst Führungskräfte gehen immer häufiger dazu über, ihre Schreiben unmittelbar über eine Spracherkennungssoftware in den Computer zu diktieren oder gleich selber nieder zu schreiben. Gleiches gilt für die Erstellung von Präsentationen oder auch das Buchen von Geschäftsreisen, welches über das Internet inzwischen auch vielfach deutlich einfacher geworden ist. Gleichwohl stört es den Arbeitsablauf ungemein, ständig von eingehenden Telefonaten bei den gerade anliegenden Aufgaben unterbrochen zu werden. Gleichzeitig kann man es sich als Unternehmen während regulärer Geschäftszeiten nicht leisten, telefonisch nicht erreichbar zu sein oder regelmäßig einen Anrufbeantworter einzuschalten.

Einen Informationsfilter einbauen

Eine einfache Möglichkeit, eine durchgehende Erreichbarkeit zu gewährleisten ist die Fremdvergabe an einen externen Telefonservice wie etwa den Sekretariatsservice Berlin. Dieser kann dann Anrufe entgegennehmen und eine erste Klärung offener Fragen von Kunden oder Zulieferern vornehmen. Bei einer gehobenen Form dieser Dienstleistung kann außerdem die Vereinbarung von Terminen übernommen werden. Bei Fragen, die vom Telefonservice nicht unmittelbar beantwortet werden können, werden die entsprechenden Informationen übersichtlich zusammengefasst an den Auftraggeber weitergeleitet, der sich dann seinerseits mit dem jeweiligen Anrufer in Verbindung setzen kann. Auf diese Weise finden die Wünsche der Kunden schnelle und kompetente Berücksichtigung. Gleichzeitig können sich die Fachkräfte in ausreichendem Maße auf das Kerngeschäft konzentrieren.

Weniger Backoffice hilft, Kosten zu minimieren

Neben der Ermöglichung einer stärkeren Konzentration auf die wesentlichen Aufgaben führt ein externer Telefonservice auch dazu, dass weniger Personal im eigenen Haus benötigt wird. Insofern ergeben sich auch finanziell große Einsparpotentiale. Kombiniert mit der Gewährleistung einer permanenten Erreichbarkeit führt dies zu einer klassischen Win-Win-Situation. Wichtig ist dabei vor allem, die gute Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister, damit Anrufer möglichst selten weiter verbunden werden müssen, um kompetent beraten zu werden.

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