Eine Geschäftsreise steht an? Das sollten Sie als Arbeitgeber beachten

Eine Geschäftsreise sollte man nicht auf die leichte Schulter nehmen, weder als Reisender noch als Arbeitgeber. Sie ist mit diversen Aufgaben und Risiken verbunden, doch wer rechtzeitig vorsorgt und wohlüberlegt handelt, kann auch viel aus der Dienstreise herausholen.

Vorsorge ist besser als Nachsorge

Statistiken zufolge gibt es bei einem Auslandsaufenthalt ein Erkrankungsrisiko, das zwischen zehn bis beinahe 20 Prozent liegt. Wird ein Angestellter im Ausland ins Krankenhaus eingeliefert oder bedarf medizinischer Betreuung, können schnell hohe Summen zusammenkommen, für welche die Reisekrankenversicherung aufkommt. Kümmert man sich als Arbeitgeber nicht rechtzeitig um den Schutz, verletzt die Firma ihre gesetzliche Fürsorgepflicht. Es stehen verschiedene Tarifmodelle, Komplettpakete und variabel wählbare Policen zur Auswahl. Ein pauschaler Rundum-Schutz ist eine gute Option für Fernreisen dienstlicher Art. Neben der Auslandskrankenversicherung mag auch die Unfallversicherung bzw. Kfz-Versicherung für das Ausland eine Rolle spielen. Risiken wie ein Diebstahl oder eine Entführung sind weniger üblich, doch der Abschluss einer Haftpflichtversicherung und Reiserücktrittversicherung lohnt sich. Ebenfalls anzuraten ist die Reisegepäckversicherung, falls der Koffer in Mitleidenschaft gezogen wird, gestohlen wird, sich verspätet oder verloren geht. Unfall, Krankheitsfall und Rücktransport sind die häufigsten Versicherungsfälle. Reist der Mitarbeiter in Risikogegenden, ist besondere Vorsicht geboten. Ein USA-Aufenthalt ist zudem anders zu versichern als eine Reise innerhalb der Europäischen Union.

Worum kümmert sich der Dienstreisende?

Abgesehen vom Versicherungsschutz spielen bei der Dienstreise diverse weitere Faktoren eine bedeutende Rolle. Die Reisekostenabrechnung unterschätzt man besser nicht. Sie ist Teil der Buchhaltung und beinhaltet das korrekte Abrechnen der Reise- und Übernachtungskosten. Die Kosten für den Transport, die Unterbringung und mit der Reise verbundene Verpflegungsaufwendungen werden dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erstattet, wobei nur ein Teil sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei ist. Die Dauer der Geschäftsreise übt einen Einfluss auf die Berechnungsart aus, ebenso ein Auslandsaufenthalt. Während bei der Verpflegung offizielle Pauschalen gelten, werden bei Übernachtungen die tatsächlich angefallenen Kosten berechnet. Fahrtkosten mit dem eigenen Fahrzeug lassen sich pauschal erstatten, Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln komplett. Die obligatorische Reisekostenabrechnung ist nicht das einzige, was es als Geschäftsreisender zu beachten gilt. Man sollte sich stets dessen bewusst sein, dass man seinen Arbeitgeber repräsentiert und nicht als Privatperson agiert. Angemessenes Verhalten, das Respektieren fremder Kulturen und der Umgang mit den Geschäftspartnern üben Einfluss auf die Außenwirkung aus. Vor der Reise stehen die Vorbereitungen und Buchungen an, die am besten alle über das Unternehmen abgewickelt werden. Von der Anreise (Flug, Mietwagen, Bahn etc.) über die Unterkunft bis hin zur Terminplanung ist so alles unter einem Dach und übersichtlich sowie professionell geregelt.

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