Überstunden: Wann der Arbeitgeber die Mehrarbeit bezahlen muss und wann nicht

Der Abgabetermin rückt näher, die Kollegin ist krank, und am Ende des Tages zeigt die Uhr wieder deutlich mehr Stunden als im Vertrag vereinbart. Viele Beschäftigte gehen davon aus, dass sich diese Zeit irgendwann auf dem Gehaltszettel oder dem Arbeitszeitkonto wiederfindet. Ganz so einfach ist es aber nicht. Länger zu arbeiten heißt nicht automatisch, dafür auch Anspruch auf Geld oder Freizeit zu haben. Wir erklären, worauf es ankommt und wie Sie Ihre Mehrarbeit absichern.

Mehr gearbeitet heißt nicht automatisch mehr verdient

Arbeitsrechtlich unterscheidet man zwischen der Frage, ob Überstunden tatsächlich angefallen sind, und der Frage, ob sie bezahlt werden müssen. Beides fällt nicht zwingend zusammen. Ein Vergütungsanspruch setzt im Kern zweierlei voraus:

• Eine Grundlage für die Bezahlung: Diese kann sich aus dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder aus den Umständen ergeben, etwa weil zusätzliche Arbeit in Ihrer Branche und Gehaltsklasse üblicherweise nur gegen Bezahlung geleistet wird.
• Die Veranlassung durch den Arbeitgeber: Die Mehrarbeit muss vom Arbeitgeber gewollt oder ihm zumindest zuzurechnen sein. Wer aus eigenem Antrieb länger bleibt, ohne dass das jemand verlangt oder weiß, kann daraus in der Regel keinen Anspruch ableiten.

Der Arbeitgeber muss sich also keine Überstunden „unterschieben“ lassen, die er weder angeordnet noch bemerkt hat.

Wann Mehrarbeit dem Arbeitgeber zugerechnet wird

Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kommen mehrere Wege in Betracht, über die Überstunden dem Arbeitgeber zugerechnet werden:

1. Anordnung: Die Führungskraft verlangt ausdrücklich, dass Sie länger bleiben oder am Wochenende einspringen.
2. Billigung: Der Arbeitgeber erfährt von bereits geleisteten Überstunden und akzeptiert sie nachträglich, zum Beispiel indem er Stundenzettel abzeichnet.
3. Duldung: Der Arbeitgeber weiß, dass Mehrarbeit geleistet wird, und unternimmt nichts dagegen, obwohl er sie unterbinden könnte.
4. Notwendigkeit: Die übertragenen Aufgaben sind in der regulären Arbeitszeit schlicht nicht zu schaffen.

Gerade der letzte Punkt ist im Alltag häufig. Wenn Ihnen so viel Arbeit zugeteilt wird, dass sie nur mit zusätzlichen Stunden zu erledigen ist, sollten Sie das nicht stillschweigend hinnehmen. Weisen Sie Ihre Vorgesetzten frühzeitig darauf hin, dass das Pensum Überstunden erfordert. Damit liegt der Ball beim Arbeitgeber: Er kann Prioritäten verschieben, Aufgaben umverteilen oder die Mehrarbeit eben in Kauf nehmen.

Pauschalklauseln im Arbeitsvertrag

Viele Verträge enthalten Formulierungen, wonach Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind. Solche Klauseln sind nicht automatisch wirksam. Sie müssen klar und verständlich erkennen lassen, welche und wie viele Überstunden von der Pauschale erfasst sind. Eine Regelung, nach der schlicht sämtliche Mehrarbeit ohne jede Begrenzung abgegolten sein soll, hält einer rechtlichen Prüfung oft nicht stand.

Anders kann es bei Beschäftigten mit sehr hohem Einkommen oder bei Führungskräften aussehen. Hier gehen Gerichte teilweise davon aus, dass eine gesonderte Bezahlung von Mehrarbeit nicht erwartet werden kann. Wie das in Ihrem Fall zu bewerten ist, hängt vom konkreten Vertrag und Ihrer Position ab.

Ohne Nachweis kein Anspruch

Wer Überstunden einfordert, muss im Streitfall darlegen, wann genau er über die vereinbarte Zeit hinaus gearbeitet hat und dass der Arbeitgeber dies veranlasst hat. Eine grobe Schätzung reicht dafür nicht. So schaffen Sie eine solide Grundlage:

• Notieren Sie täglich Beginn, Ende und Pausen, idealerweise mit einem kurzen Stichwort zur Tätigkeit.
• Halten Sie fest, wer die Mehrarbeit angeordnet hat oder wem Sie sie angezeigt haben.
• Kündigen Sie absehbare Überstunden schriftlich an, etwa per E-Mail, und bewahren Sie die Antwort auf.
• Prüfen Sie die Abrechnungen und Auszüge Ihres Arbeitszeitkontos regelmäßig.

Arbeitgeber sind zudem verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Existiert in Ihrem Betrieb ein Zeiterfassungssystem, nutzen Sie es konsequent und lassen Sie Korrekturen zeitnah vornehmen.

Fristen im Blick behalten

Ein häufig übersehener Stolperstein sind Ausschlussfristen. Viele Arbeits- und Tarifverträge sehen vor, dass Ansprüche innerhalb einer bestimmten Zeit geltend gemacht werden müssen, sonst verfallen sie. Lesen Sie daher Ihren Vertrag und gegebenenfalls den Tarifvertrag genau. Wenn Sie Überstunden geltend machen wollen, tun Sie das schriftlich und nicht erst nach vielen Monaten.

Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, lohnt sich ein Gespräch dort. Bei der Anordnung von Überstunden hat er in vielen Fällen ein Mitbestimmungsrecht und kennt die geltenden Vereinbarungen. Bei größeren Summen oder festgefahrenen Konflikten ist eine Beratung durch eine Gewerkschaft oder eine Fachanwältin bzw. einen Fachanwalt für Arbeitsrecht sinnvoll.

Häufige Fragen

Muss ich Überstunden leisten, wenn mein Chef das verlangt?

Nur, wenn eine Grundlage dafür besteht, etwa im Arbeits- oder Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung. In echten Notfällen kann ausnahmsweise auch ohne solche Regelung eine Pflicht bestehen.

Bekomme ich für Überstunden Geld oder Freizeit?

Das richtet sich nach den Vereinbarungen in Ihrem Betrieb. Häufig werden Überstunden über ein Arbeitszeitkonto in Freizeit ausgeglichen, manchmal ausgezahlt, je nach Vertrag und Tarif auch mit Zuschlägen.

Reicht es, wenn mein Vorgesetzter die Überstunden mitbekommen hat?

Das kann genügen, wenn er die Mehrarbeit wissentlich hingenommen hat. Sicherer ist es, Überstunden ausdrücklich anzuzeigen und dies schriftlich zu dokumentieren.

Was passiert mit offenen Überstunden bei einer Kündigung?

Nicht ausgeglichene Überstunden sind grundsätzlich abzugelten, sofern ein Anspruch besteht. Achten Sie jedoch auf Ausschlussfristen und machen Sie Ihre Forderung rechtzeitig schriftlich geltend.