Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch: Wer zahlt?

Die Einladung ist da, die Freude groß, und dann folgt der Blick auf die Verbindung: mehrere Stunden Zugfahrt, vielleicht sogar ein Flug oder eine Nacht im Hotel. Gerade wenn Sie sich überregional bewerben, kommt für ein einziges Gespräch schnell ein spürbarer Betrag zusammen. Viele Bewerberinnen und Bewerber trauen sich trotzdem nicht, nach einer Erstattung zu fragen, weil sie keinen schlechten Eindruck hinterlassen wollen. Dabei ist die Rechtslage in Deutschland für Sie oft günstiger, als Sie vielleicht denken.

Der Grundsatz: Wer einlädt, zahlt

Bittet ein Unternehmen Sie ausdrücklich zu einem persönlichen Gespräch, entsteht Ihnen der Aufwand für die Anreise in dessen Interesse. Nach den allgemeinen Regeln zum Aufwendungsersatz im Bürgerlichen Gesetzbuch muss der Arbeitgeber diese Kosten deshalb grundsätzlich übernehmen, und zwar auch dann, wenn am Ende kein Arbeitsvertrag zustande kommt. Entscheidend ist allein die Einladung. Ob Sie die Stelle erhalten oder selbst absagen, spielt für den Anspruch keine Rolle.

Wichtig ist allerdings, dass die Initiative vom Unternehmen ausgeht. Fahren Sie unaufgefordert vorbei, um Ihre Unterlagen persönlich abzugeben, oder besuchen Sie eine Karrieremesse, tragen Sie die Kosten in der Regel selbst.

Wann der Anspruch entfällt

Arbeitgeber dürfen die Erstattung ausschließen oder begrenzen. Das muss jedoch klar und vor dem Termin geschehen, typischerweise direkt in der Einladung. Ein Hinweis wie „Reisekosten können leider nicht übernommen werden“ genügt. Erfahren Sie davon erst nach dem Gespräch, ist der Ausschluss meist wirkungslos.

Häufig sind auch Teilregelungen, zum Beispiel:

Erstattung nur bis zu einem festen Höchstbetrag
Übernahme ausschließlich von Bahnfahrten in einer bestimmten Klasse
keine Erstattung von Übernachtungen oder Flügen
Erstattung nur nach vorheriger Absprache

Lesen Sie Ihre Einladung daher genau. Steht dort nichts zu den Kosten, gilt der Grundsatz der Erstattungspflicht.

Welche Kosten erstattungsfähig sind

Ersetzt werden nur Ausgaben, die Sie für erforderlich halten durften. Was angemessen ist, hängt von Entfernung, Verkehrsanbindung und der angebotenen Position ein. Wer sich auf eine Führungsposition bewirbt, kann eher einen Flug rechtfertigen als jemand, der für eine Aushilfsstelle eingeladen wird.

Kostenart	In der Regel erstattungsfähig?
Bahnticket	Ja, in üblicher Klasse
Fahrt mit dem eigenen Auto	Ja, als Kilometerpauschale in angemessener Höhe
Parkgebühren, Nahverkehr vor Ort	Ja, wenn notwendig
Flug	Nur bei großer Entfernung oder nach Absprache
Übernachtung	Nur, wenn An- und Abreise am selben Tag nicht zumutbar sind
Verdienstausfall, Urlaubstag	Nein

Ihre Zeit wird also nicht vergütet. Nehmen Sie für das Gespräch Urlaub oder fehlt Ihnen dadurch Lohn, können Sie vom potenziellen neuen Arbeitgeber dafür keinen Ausgleich verlangen.

So machen Sie Ihren Anspruch geltend

Mit etwas Vorbereitung verläuft die Abrechnung reibungslos und ohne unangenehme Situation:

Vorher klären: Fragen Sie bei der Terminbestätigung freundlich nach, wie das Unternehmen die Reisekosten handhabt. Das wirkt professionell, nicht fordernd.
Günstig buchen: Wählen Sie eine angemessene Verbindung. Sparpreise zeigen, dass Sie verantwortungsvoll mit fremdem Geld umgehen.
Belege sammeln: Bewahren Sie Tickets, Quittungen und Parkbelege auf. Bei Autofahrten notieren Sie die gefahrene Strecke.
Zeitnah abrechnen: Reichen Sie eine kurze, übersichtliche Aufstellung mit Ihrer Bankverbindung ein, idealerweise innerhalb weniger Tage nach dem Gespräch.

Viele Unternehmen haben dafür eigene Formulare. Fragen Sie im Zweifel direkt beim Personalbereich nach.

Wenn der Arbeitgeber nicht zahlt

Verweigert das Unternehmen die Erstattung, obwohl kein Ausschluss vereinbart war, können Sie schriftlich mit Fristsetzung nachhaken. Bei kleineren Beträgen sollten Sie abwägen, ob sich weiterer Aufwand lohnt. Zwei Alternativen sollten Sie außerdem kennen:

Förderung durch Arbeitsagentur oder Jobcenter: Sind Sie arbeitsuchend gemeldet, können Bewerbungskosten unter Umständen bezuschusst werden. Stellen Sie den Antrag möglichst vor der Reise.
Steuerliche Berücksichtigung: Selbst getragene Bewerbungskosten lassen sich in der Regel als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Erstattete Beträge müssen Sie dabei abziehen.

Häufige Fragen

Muss ich die Fahrtkosten auch erstattet bekommen, wenn ich abgesagt werde?

Ja. Der Anspruch hängt allein von der Einladung ab, nicht vom Ausgang des Bewerbungsverfahrens.

Gilt das auch für Gespräche per Video?

Bei Online-Gesprächen entstehen keine Reisekosten, daher gibt es in der Regel auch nichts zu erstatten.

Darf ich wegen der Fahrtkosten nachfragen, ohne meine Chancen zu gefährden?

Eine sachliche Frage bei der Terminbestätigung ist üblich und professionell. Seriöse Arbeitgeber reagieren darauf nicht negativ.

Werden auch mehrere Gesprächsrunden erstattet?

Grundsätzlich ja, sofern jede Runde auf Einladung des Unternehmens stattfindet und kein Ausschluss vereinbart wurde.