Datenschutz am Arbeitsplatz: Welche Daten Ihr Arbeitgeber nutzen darf – und welche nicht

Ein Klick auf „Senden“, ein Login am Morgen, ein Anruf über das Firmenhandy: Im modernen Berufsalltag hinterlassen Beschäftigte ständig digitale Spuren. Vieles davon landet in Systemen, die der Arbeitgeber betreibt. Das wirft eine naheliegende Frage auf: Was davon darf das Unternehmen eigentlich speichern, auswerten oder gar gegen Sie verwenden? Die gute Nachricht vorweg: Auch im Arbeitsverhältnis gilt ein weitreichender Schutz Ihrer persönlichen Daten. Wer die Grundregeln kennt, kann selbstbewusst nachfragen – und im Zweifel widersprechen.

Der Grundsatz: Nur was für das Arbeitsverhältnis nötig ist

Das Datenschutzrecht folgt am Arbeitsplatz einem einfachen Prinzip: Ihr Arbeitgeber darf personenbezogene Daten grundsätzlich nur dann erheben und verarbeiten, wenn sie für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Entscheidend ist also nicht, was für das Unternehmen bequem oder interessant wäre, sondern was es tatsächlich braucht.

Typischerweise zulässig sind etwa:

• Name, Anschrift und Geburtsdatum für Personalakte und Lohnabrechnung
• Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsdaten
• Angaben zu Qualifikation, Ausbildung und beruflichem Werdegang
• Arbeitszeiten, Urlaubstage und Krankmeldungen (ohne Diagnose)

Alles, was darüber hinausgeht – Ihr Privatleben, Ihre Freizeitgestaltung, Ihre politischen Ansichten –, geht den Arbeitgeber in aller Regel nichts an.

Tabuzonen: Fragen, die Sie nicht beantworten müssen

Besonders deutlich wird der Schutz schon im Bewerbungsgespräch. Bestimmte Fragen sind grundsätzlich unzulässig, weil sie keinen sachlichen Bezug zur Stelle haben und leicht zu Benachteiligungen führen können. Dazu zählen in der Regel Fragen nach:

• Familienplanung, Kinderwunsch oder Beziehungsstatus
• Religionszugehörigkeit oder Weltanschauung (Ausnahmen gibt es etwa bei kirchlichen Arbeitgebern)
• Parteizugehörigkeit oder Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft
• allgemeinem Gesundheitszustand, sofern er für die konkrete Tätigkeit keine Rolle spielt

Wird eine solche Frage dennoch gestellt, müssen Sie nicht wahrheitsgemäß antworten. Arbeitsrechtlich spricht man hier oft vom „Recht zur Lüge“ – eine falsche Antwort auf eine unzulässige Frage darf Ihnen später nicht zum Nachteil gereichen.

Kontrolle und Überwachung: Wo die Grenze verläuft

Arbeitgeber haben ein berechtigtes Interesse daran, dass Regeln eingehalten werden. Wer etwa die private Nutzung des Dienstrechners untersagt, darf in einem gewissen Rahmen auch prüfen, ob sich alle daran halten. Doch nicht jedes Mittel ist erlaubt. Es kommt immer auf eine Abwägung an: Wie schwer wiegt der Eingriff in Ihre Privatsphäre, und wie wichtig ist das Ziel des Arbeitgebers?

Was meist problematisch ist

• dauerhafte, lückenlose Videoüberwachung von Arbeitsplätzen
• heimliches Mitschneiden von Bildschirminhalten oder Tastatureingaben
• das Lesen privater Nachrichten, wenn private Nutzung erlaubt ist
• Ortungsdaten, die über den eigentlichen Zweck hinaus ein Bewegungsprofil ergeben

Was unter Umständen zulässig sein kann

• stichprobenartige Kontrollen bei konkretem Verdacht auf Pflichtverletzungen
• Zugangskontrollen zu sicherheitsrelevanten Bereichen
• Erfassung von Arbeitszeiten, soweit sie gesetzlich oder vertraglich vorgesehen ist

Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung geeignet sind, ein Mitbestimmungsrecht. Häufig werden die Einzelheiten dann in einer Betriebsvereinbarung festgehalten.

Einwilligung: Freiwillig muss freiwillig bleiben

Manche Datenverarbeitung ist nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung erlaubt – etwa wenn Ihr Foto auf der Firmenwebsite erscheinen soll. Im Arbeitsverhältnis ist eine Einwilligung allerdings heikel, denn zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber besteht ein Abhängigkeitsverhältnis. Deshalb gilt:

• Die Einwilligung sollte getrennt vom Arbeitsvertrag erklärt werden.
• Sie müssen ohne Druck entscheiden können; eine Ablehnung darf keine Nachteile haben.
• Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Prüfen Sie beim Unterschreiben neuer Unterlagen also genau, ob sich darin Zustimmungen verbergen, die Sie eigentlich nicht geben möchten.

Neue Technik, neue Fragen

Bürosoftware, Kollaborationsplattformen und Videokonferenz-Tools erzeugen im Hintergrund große Mengen an Nutzungsdaten. Daraus lässt sich ablesen, wer wann online ist, mit wem kommuniziert oder wie schnell Aufgaben erledigt werden. Viele Unternehmen sind sich gar nicht bewusst, welche Auswertungsfunktionen ihre Programme mitbringen. Auch biometrische Verfahren wie Fingerabdruck-Scanner oder Gesichtserkennung werfen Fragen auf, denn solche Daten gelten als besonders schutzwürdig.

Nicht alles ist dazu bis ins Detail gesetzlich geregelt. Umso wichtiger ist es, dass Sie wissen, welche Systeme im Einsatz sind – und dass Sie bei Unklarheiten nachfragen.

Ihre Rechte: So behalten Sie den Überblick

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung hat die Stellung von Beschäftigten spürbar gestärkt. Sie haben unter anderem das Recht,

1. Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten über Sie gespeichert sind, zu welchem Zweck und wie lange,
2. eine Kopie dieser Daten zu erhalten,
3. falsche Angaben berichtigen zu lassen,
4. unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung nicht mehr benötigter Daten zu fordern.

Erste Anlaufstelle ist häufig der betriebliche Datenschutzbeauftragte, sofern es einen gibt. Daneben können Betriebsrat, Gewerkschaft oder die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes weiterhelfen. Bei ernsthaften Konflikten lohnt sich eine Beratung durch eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Häufige Fragen

Darf mein Arbeitgeber meine dienstlichen E-Mails lesen?

Ist die private Nutzung des dienstlichen Postfachs verboten, darf der Arbeitgeber unter bestimmten Bedingungen Einsicht nehmen, etwa bei Abwesenheit oder begründetem Verdacht. Ist private Nutzung erlaubt, sind die Hürden deutlich höher.

Muss ich meinem Chef sagen, warum ich krank bin?

Nein. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält keine Diagnose, und Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet, den Grund Ihrer Erkrankung zu nennen.

Wie erfahre ich, welche Daten über mich gespeichert sind?

Stellen Sie formlos, am besten schriftlich, einen Antrag auf Auskunft bei Ihrem Arbeitgeber. Dieser muss Ihnen innerhalb einer gesetzlichen Frist antworten und die gespeicherten Daten offenlegen.

Darf der Arbeitgeber meine privaten Social-Media-Profile auswerten?

Öffentlich zugängliche, beruflich ausgerichtete Profile darf er in gewissem Umfang einsehen. Ein gezieltes Ausforschen Ihres Privatlebens in sozialen Netzwerken ist dagegen in der Regel nicht zulässig.