Dienstwagen verleihen: Was erlaubt ist und wo die Risiken liegen

Der eigene Wagen ist in der Werkstatt, die Schwester muss dringend zum Umzug, der Sohn möchte am Wochenende zu Freunden fahren: Wer einen Dienstwagen auch privat nutzen darf, wird früher oder später gefragt, ob er das Fahrzeug nicht kurz ausleihen kann. Die Bitte klingt harmlos. Doch der Wagen gehört in aller Regel nicht Ihnen, sondern Ihrem Arbeitgeber oder einer Leasinggesellschaft. Bevor Sie den Schlüssel aus der Hand geben, lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die Spielregeln.

Dienstliche und private Nutzung sind zwei Paar Schuhe

Zunächst ist entscheidend, wofür Ihnen das Fahrzeug überlassen wurde. Steht Ihnen der Wagen ausschließlich für berufliche Fahrten zur Verfügung, ist ein Verleihen für private Zwecke praktisch ausgeschlossen – schließlich dürfen Sie ihn selbst ja auch nicht privat nutzen. Anders sieht es aus, wenn Ihnen die Privatnutzung ausdrücklich erlaubt ist. Dann stellt sich die Frage, ob dieses Recht nur Ihnen persönlich zusteht oder auch anderen Menschen in Ihrem Umfeld.

Der erste Blick gilt den betrieblichen Regelungen

Die Antwort steht häufig schwarz auf weiß in Ihren Unterlagen. Typische Fundstellen sind:

• der Arbeitsvertrag oder ein Zusatz dazu,
• eine eigene Dienstwagenvereinbarung oder Car-Policy,
• eine Betriebsvereinbarung, sofern es einen Betriebsrat gibt,
• die Überlassungsbedingungen des Leasinggebers, auf die der Arbeitgeber verweist.

Viele Unternehmen legen dort einen festen Kreis berechtigter Fahrerinnen und Fahrer fest. Oft sind das Ehe- oder Lebenspartner und Personen, die im selben Haushalt leben. Manche Regelungen schließen Dritte komplett aus, andere verlangen, dass jede zusätzliche Person vorher namentlich gemeldet wird. Halten Sie sich an diese Vorgaben, auch wenn sie Ihnen kleinlich erscheinen – sie haben meist mit Versicherungsbedingungen zu tun.

Fehlt eine ausdrückliche Regelung, ist das Verleihen nicht automatisch verboten. Sicherer ist es aber in jedem Fall, kurz in der Personalabteilung oder beim Fuhrparkmanagement nachzufragen und sich die Erlaubnis am besten schriftlich, etwa per E-Mail, bestätigen zu lassen.

Versicherungsschutz: Die größte Stolperfalle

Selbst wenn der Arbeitgeber nichts gegen das Verleihen hat, bleibt die Frage, ob die Versicherung mitspielt. Firmenflotten sind oft mit besonderen Konditionen versichert, die den Fahrerkreis einschränken – etwa auf Beschäftigte, auf bestimmte Altersgruppen oder auf namentlich benannte Personen.

Fährt jemand, der nicht abgedeckt ist, und verursacht einen Unfall, kann das unangenehme Folgen haben:

• Die Versicherung nimmt unter Umständen Rückgriff oder verlangt einen Zuschlag.
• Schäden am Dienstwagen selbst werden möglicherweise nicht oder nur teilweise ersetzt.
• Der Arbeitgeber kann versuchen, entstandene Kosten von Ihnen zurückzufordern.

Klären Sie deshalb vorab, wer laut Police fahren darf und wie hoch eine mögliche Selbstbeteiligung ist. Das gilt besonders bei jungen Fahrerinnen und Fahrern, für die viele Tarife Einschränkungen vorsehen.

Wer haftet, wenn etwas passiert?

Grundsätzlich bleiben Sie gegenüber Ihrem Arbeitgeber in der Verantwortung für das Fahrzeug, das man Ihnen anvertraut hat. Verleihen Sie den Wagen ohne Erlaubnis oder an eine nicht versicherte Person, können Sie für Schäden einstehen müssen, die dadurch entstehen. Die bei dienstlichen Fahrten oft geltenden Haftungserleichterungen für Beschäftigte greifen bei rein privater Nutzung durch Dritte in der Regel nicht in gleicher Weise.

Hinzu kommen Alltagsthemen, die gern vergessen werden:

• Bußgelder und Strafzettel: Der Bescheid landet zunächst beim Halter, also meist beim Arbeitgeber. Der wird ihn an Sie weiterreichen, und Sie müssen klären, wer gefahren ist.
• Führerschein: Prüfen Sie, ob die Person eine gültige Fahrerlaubnis für das Fahrzeug besitzt. Wer jemanden ohne Fahrerlaubnis fahren lässt, macht sich selbst strafbar.
• Tank- und Ladekarten: Ob Dritte damit tanken oder laden dürfen, sollte ebenfalls geregelt sein.

Ein Verstoß gegen klare Vorgaben kann außerdem arbeitsrechtliche Konsequenzen haben – von einer Ermahnung bis zur Abmahnung, im Wiederholungsfall auch mehr.

Praktische Checkliste vor der Schlüsselübergabe

1. Dienstwagenregelung lesen und prüfen, ob Dritte zugelassen sind.
2. Bei Unklarheiten die Zustimmung des Arbeitgebers einholen und dokumentieren.
3. Versicherungsbedingungen klären: Fahrerkreis, Alter, Selbstbeteiligung.
4. Führerschein der Person einsehen.
5. Absprechen, wer für Tanken, Schäden und Bußgelder aufkommt.
6. Zustand des Fahrzeugs vor und nach der Fahrt kurz festhalten, etwa mit Fotos.

Häufige Fragen

Darf mein Partner den Dienstwagen ohne mich fahren?

Häufig ja, denn viele Regelungen beziehen Partner und Haushaltsangehörige ausdrücklich ein. Maßgeblich sind aber die Vorgaben Ihres Arbeitgebers und der Versicherung.

Was passiert, wenn es gar keine Regelung gibt?

Dann ist das Verleihen nicht grundsätzlich untersagt. Um Streit und Haftungsrisiken zu vermeiden, sollten Sie trotzdem vorher die Zustimmung des Arbeitgebers einholen und den Versicherungsschutz klären.

Darf ich Geld für das Verleihen nehmen?

Davon ist dringend abzuraten. Eine entgeltliche Weitergabe geht über die private Nutzung hinaus und widerspricht in aller Regel den Überlassungsbedingungen.

Wer zahlt einen Blitzer-Bescheid, wenn jemand anderes gefahren ist?

Verantwortlich ist die Person, die gefahren ist. Da der Bescheid aber zunächst bei Ihrem Arbeitgeber ankommt, müssen Sie mitwirken, die Fahrerin oder den Fahrer zu benennen.