Der Schritt in die Selbstständigkeit ist getan und Ihre Firma gegründet. Das Büro steht und die ersten Aufträge laufen bereits ein. Schön, aber nun geht’s erst richtig los!
Sie benötigen Unterstützung bei Sekretariat, Buchhaltung und Kundenservice? Können sich aber nicht zweiteilen und Mitarbeiter kann das neu gegründete Unternehmen noch nicht tragen?
Hier können Ihnen externen Dienstleister helfen. Sie bieten ausgebildete Fachkräfte, die punktuell da unterstützen, wo Sie sie brauchen.

Das Auslagern (Outsourcing) gewisser Arbeitsbereiche hat zum Vorteil, dass Ausgaben hinsichtlich fester Arbeitnehmer samt Sozialversicherungen und Steuern wegfallen. Außerdem entfallen auch die Kosten für extra Räume und Mobiliar. Ebenso das Anschaffen kostspieliger Technik wie Telefonzentralen und Server kann so eingespart werden. Im Folgenden wird erklärend aufgeführt, welche Leistungen Sie extern erledigt lassen können. Weitere Informationen finden Sie auch online.

Aufgaben des Büro- und Telefonservices

  • Sekretariatsservice: Im Sekretariat sitzt für gewöhnlich jemand, der Anrufe zuvorkommend entgegennimmt, sich um Geschäftsbriefe, E-Mailverkehr und so weiter kümmert und die Termine koordiniert. Gibt man diese Tätigkeiten außer Haus, hat man sogar die Möglichkeit rund um die Uhr erreichbar zu sein, da Callcenter in der Regel bis zu 24 Stunden am Tag arbeiten. Und auch für Berufe, die nicht nur am Schreibtisch stattfinden (Architekten, Fotografen,…) ist eine solche Rufumleitung unverzichtbar.
  • Kundenservice: Für einen Onlinehandel beispielsweise sind professionelle Ansprechpartner unabdingbar. Kompetente Beratung und Warenkenntnis werden vorausgesetzt. Noch immer bestellen viele Kunden, gerade ältere Käufer, lieber über eine Hotline als online. Weiter wirkt ein Versandhaus samt Kundenservice bedeutend vertrauensvoller.
  • Kundenakquise: Gerade für Selbstständige ist es ausschlaggebend einen Stamm an Kunden zu generieren. Gezieltes Werben für die eigene Firma und deren Dienstleistungen oder Produkte wird meist von Vertrieblern erledigt. Das Auslagern der Neukundenakquise ergibt vor allem dann Sinn, wenn einem selbst die Zeit fehlt oder entsprechende Festangestellte noch zu kostenintensiv sind. Darüber hinaus haben externe Dienstleister spezialisierte Teams, die mit einer bereits bestehenden Adresskartei gezielt potentielle Kunden anrufen und das neue Unternehmen vorstellen.

Kostenlose Testwochen

Oftmals wird von Telefon- und Sekretariatsservices ein dreißigtägiger Testlauf vor Vertragsabschluss angeboten. Auf diese Offerte sollte unbedingt eingegangen werden. Schnell kann so herausgefunden werden, ob einem die Leistung genügt, oder ob nicht eine flächendeckendere Unterstützung von Nöten ist. Soll es nun tatsächlich zum Vertrag kommen, gilt es folgendes zu beachten:

  1. Vertragslaufzeiten
  2. Grundgebühren
  3. Mindestumsätze
  4. Mögliche Aufschläge
  5. Preiswerte Paket-Preise

Es ist zu empfehlen verschiedene Tarife der jeweiligen Telefon- und Sekretariatsservices zu vergleichen. Von direkten Abschlüssen per Online-Formular ist abzuraten. Ein Anruf bei den infrage kommenden Dienstleistern ergibt mehr Sinn, da somit auch zeitgleich der Härtetest bezüglich Freundlichkeit und Kompetenz gemacht werden kann.

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